Actualizado: 11 agosto, 2023

El 13 de mayo de 2019 entró en vigor la nueva ley de control horario que obliga a las empresas de mantener un registro de la jornada laboral entre sus trabajadores. Muchos de los negocios, han optado por utilizar app de registro laboral para controlar mejor las horas, para tener toda la documentación informatizada y al instante. Sin embargo, otras muchas empresas han preferido optar por la manera más rudimentaria de registro de jornada laboral, el registro en papel.

Lo cierto es que ambas formas son legales y nos sirven para llevar un control de la jornada laboral de nuestra plantilla de trabajo, pero, ¿por qué exponernos a futuras sanciones?

En Ejornada te contamos cuales son las ventajas de utilizar una app de registro de jornada laboral frente a los quebraderos de cabeza que conlleva realizar un registro a la vieja usanza.

Ventajas de utilizar una APP para el control horario de la jornada de trabajo

La principal ventaja es el costo económico que supone. Ejornada, por ejemplo, es una aplicación de registro de jornada laboral que ofrece, de manera plena, un sistema de fichaje digital, así como un sinfín de funcionalidades, las cuales no pueden igualar los métodos tradicionales de fichaje.

El coste de mantenimiento de este sistema se reduce al precio del software de control horario, es decir, su cuota mensual y la adquisición de la tablet donde se va a deber instalar el software de control horario (si es que se va a realizar de esta forma) ya que la app de Ejornada ofrece la posibilidad a los trabajadores de poder fichar desde su propio smartphone.

Para instalar el programa de control horario en la tablet lo único que se debe efectuar es la descarga de la aplicación específica de jornada laboral y rellenar los datos de acceso a la plataforma para que establezca la conexión con el trabajador.

La aplicación, de manera automática, va a estar preparada para comenzar a mandar los fichajes a tu panel de gerente. La simplicidad del sistema hace de este un producto fiable y que no precisa de sesiones de capacitación para ser utilizado. Lo idóneo para cumplir con la normativa en vigor con el menor esfuerzo posible. Además, esta aplicación ofrece grandes ventajas como:

Mayor control sobre horas efectuadas

Por una parte, este nuevo sistema dejará que los empresarios tengan información sobre las horas trabajadas por sus empleados y dispongan de datos sobre el absentismo laboral. Al tiempo que, los trabajadores van a tener un registro efectivo del número de horas trabajadas que habrán de ser retribuidas y cotizadas.

Información sobre eficacia y transparencia de horarios

Las compañías van a poder conocer las necesidades de su plantilla y la eficacia de esta. Por lo tanto, van a poder amoldarse mejor a sus empleados o bien contratar más trabajadores en el caso de necesidad. Por su lado, los empleados van a tener un registro compartido y transparente en el que van a saber las horas que han trabajado.

Eludir sanciones

Con este sistema las compañías garantizan el cumplimiento de la ley y evitar sanciones por no cumplir el registro de jornada laboral que pueden ir de los sesenta a los seiscientos veinticinco euros, para las infracciones leves; hasta los  187.500€ para las consideradas como muy graves. Por otra parte, los trabajadores dispondrán de la relación de horas ordinarias y excepcionales que han efectuado. Por su parte, los representantes sindicales asimismo van a tener esta información sobre la plantilla, lo que deja tener datos reales sobre las condiciones laborales.

Funcionalidades de la aplicación para el control horario

Además de todas las ventajas que acabamos de mencionar, cabe destacar, algunas otras funcionalidades como son:

Calendario: aparte de poder registrar los eventos especiales, cada trabajador puede ver desde su ubicación el calendario laboral que tiene asignado, los festivos y vacaciones, e incluso conocer aquellos días que ha fichado con alguna incidencia.

Fichaje: una vez que el trabajador activa la localización, el usuario puede indicar de forma rápida y sencilla, cuándo, dónde y qué actividad va a comenzar o finalizar en cada momento.

Estado actual: la actualización inmediata de los contadores, permite que el trabajador pueda conocer con detalle sus últimos fichajes.

Fichaje: además de conocer el estado actual, el usuario de la aplicación para el control de presencia podrá ver también todos los fichajes anteriores.

La seguridad que envuelve el software de control horario

Para nosotros la seguridad de nuestros usuarios es nuestra principal preocupación. Es por esta razón que tenemos verdaderos especialistas en programación y gracias a ello hemos podido agregar un sistema de control horario con validación por bloques que deja asegurar que los datos son cien por ciento auténticos.

En el momento en que un trabajador introduce su código en nuestra aplicación para fichar, el código viaja cifrado hasta nuestros servidores en la nube. Una vez se valida que el código corresponde al trabajador y el trabajador corresponde a la compañía donde se ha efectuado la solicitud el sistema registra una entrada con un código de validación único que incluye una verificación de nuestra red de tokens. En consecuencia, es imposible dudar de la veracidad de los fichajes siendo este un plus en el instante de percibir una inspección de trabajo.

Control de jornada laboral por métodos tradicionales

El registro de la jornada laboral en papel

Aunque la utilización de este método es completamente legal y va a ser uno de los métodos más usados en pequeñas empresas que no quieran asumir ningún coste extra, pues solo es necesario un folio que el trabajador tenga que completar, lo cierto es que cuenta con una serie de desventajas, tanto para el empresario como para el trabajador. Una de ellas es la gestión documental. Los autónomos tienen que guardar las hojas mensuales de cuatro años de cada trabajador. A ello se añade al posible extravío de los papeles o su facilidad para la falsificación.

Actualmente, existen métodos tecnológicos mucho más efectivos y económicos que facilitan el registro de la jornada laboral, por lo que es totalmente desaconsejable utilizar este tipo de métodos y poder caer en sanciones incluso por despistes y errores relacionados con el registro laboral y el trabajador o la empresa.

Formato

Para realizar el registro de la jornada en formato papel no existe un formato oficial, pero sí deberá realizarse de forma diaria e incluir los campos que veíamos anteriormente:

• Datos del trabajador y empresa.
• Día, hora de entrada y salida concreta.
• Casillas para posibles paradas, si procede.
• Desglose por horas ordinarias y extraordinarias.
• Casilla para la firma.

Este formato, en el caso de utilizarse para los puestos que se realizan de forma externa es bastante más engorroso, ya que tendrán que llevarlo consigo los trabajadores, e ir completándolo.

En el caso del despacho profesional o gestor de recursos humanos, a final de mes, tendrá que recopilar dicho registro para conservarlo en la empresa a disposición de Inspección durante 4 años.

Otra desventaja de este sistema es que es fácilmente manipulable, por lo que Inspección desconfía bastante de él. Importante: evitar situaciones como que esté firmado antes de salir o rellenar las casillas con la hora de entrada y salida previamente, debe hacerse cada día.

Como puedes ver, aunque las dos opciones son igualmente válidas, lo cierto es que no merece la pena realizar el registro de jornada laboral de manera tradicional por todos los inconvenientes asociados que conlleva.

Ejornada, solución de gestión de control de presencia y registro de jornada laboral, ofrece soluciones rápidas y personalizadas, con unas tarifas muy competitivas y adaptadas al número de trabajadores de las empresas, a todas esas empresas que aún no han contratado un servicio digital de registro de jornada laboral o aquellas que desean dejar atrás el registro en papel. No dudes en contactar con nosotros y resolver todas tus dudas ¡Te estamos esperando!