Actualizado: 11 agosto, 2023
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Dudas sobre control de jornada y protección de datos de los trabajadores.
A la hora de contratar una app de control horario, surgen muchas dudas para cambiar el tradicional método del papel o la hoja Excel a un control más profesional a través de una aplicación de control horario. Las mejoras evidentes que supone gestionar de manera digital los fichajes y el control de presencia no son óbice para plantearse diferentes preguntas que afectan a la operativa del día a día en la empresa. Por ello, en nuestra sección de soporte hemos preparado una batería de preguntas frecuentes sobre control de jornada. No obstante, resulta de especial importancia todo lo relacionado con protección de datos y la adecuación de la solución elegida y el cumplimiento del RGPD.
El control horario y la protección de datos.
Cualquier aplicación de control de presencia tiene que cumplir invariablemente el Real Decreto-ley 8/2019, pero igualmente ha de preservarse los derechos de los trabajadores conforme a Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD) y al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Para esto, los datos de los trabajadores solo podrán ser accesibles, consultables y revisables únicamente por:
- El propio trabajador
- Los responsables de la empresa
- La inspección de trabajo.
¿De qué hay que informar al trabajador en relación a los fichajes y a la protección de datos?
El RGPD, que deriva de la Ley Orgánica de Protección de datos afirma que el trabajador debe ser informado sobre cuál va a ser el tratamiento de sus datos personales e informar sobre que La normativa de protección de datos permite que puedas ejercer ante el responsable del tratamiento tus derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión (“derecho al olvido”), limitación del tratamiento, portabilidad y de no ser objeto de decisiones individualizadas. Igualmente ha de informarse al trabajador de que esta documentación habrá de conservarse por parte de la empresa durante un mínimo de 4 años para estar disponibles para la inspección laboral.
Según el artículo 6 del Reglamento General de Protección de datos, los datos solo podrán ser utilizados para el fin para el que se han proporcionado, no pudiendo utilizarse para otro fin, salvo comunicación expresa del trabajador.
Por tanto, el tratamiento de datos que supone cumplir con la ley de control horario constituye un tratamiento de datos personales y ha de llevarse el control de manera exhaustiva junto con el resto de tratamientos de datos personales.
Análisis del riesgo en la protección de datos y el control de jornada.
Puesto que afecta a todos los niveles de la empresa habrá de analizarse los siguientes factores:
- Número de trabajadores a los que afecta
- ¿Hay que monitorizar la actividad de los trabajadores?
- ¿Hay que geolocalizar los fichajes?
- ¿El sistema implica la gestión de datos por empresas ajenas?
- ¿Qué opciones resultan menos invasivas?
Protección de datos y ejornada.
En definitiva, para poder contar con un sistema adecuado de control horario que cumpla con todos los condicionantes de protección de datos y que tenga el menor impacto en este sentido. Con ejornada, podrás llevar el control que necesitas y cumplir con la normativa vigente en RGPD Y LOPDGDD. Para ello Se dispone de un contrato de Encargo de tratamiento adaptado al RGPD y la LOPDGDD que puede solicitar en administracion@microdata.es.
En cuanto a la aplicación, solo la empresa tiene acceso a los datos de todos los trabajadores, y los propios trabajadores a su cuenta de trabajador por lo que no hay ningún problema de incompatibilidad con la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantida de los Derechos Digitales.
Los datos personales presentados en el aplicación son Nombre completo del trabajador, DNI, Dirección, correo electrónico, móvil y datos del contrato de trabajo, todos los datos son facilitados por el trabajador en el momento de su contratación y son datos de Tipo de Categoría: Básicos.
En el momento de la contratación se puede entregar a los trabajadores la Cláusula de Información al Trabajador, donde si lo desean podrán incluir una cláusula indicado la utilización de un sistema de fichaje digital o enviar a los trabajadores una circular indicando el uso del sistema para fichajes donde lleguen a un acuerdo de su uso y contabilización de horas extras como indica el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.
Desde 10€ / mes y con un mes gratis contratando online, puedes poner en marcha el control de jornada de manera sencilla en menos de 5 minutos.
CATEGORÍAS DE DATOS QUE SERÁN TRATADOS
Las categorías de datos solicitados por MICRODATA son:
- Los datos requeridos al Cliente o Usuario a través del canal establecido en ejornada, necesarios para gestionar la solicitud de información o del servicio contratado salvo que se indique lo contrario, de tal forma que, la negativa a suministrarlos supondrá la imposibilidad de resolver la consulta o de prestar el servicio.
- Los datos que recoge MICRODATA del Cliente para el registro y la utilización de la plataforma para fichaje de jornada (como son, los datos identificativos o correo electrónico).
- MICRODATA se reserva el derecho a solicitar a los Clientes o Usuarios cualquier información (p.ej. copia del D.N.I.) que permita verificar la edad del usuario o cliente, así como eliminar o desactivar cualquier cuenta de un menor o cuando los usuarios no aporten la documentación solicitada en los plazos que se establezcan en dicha solicitud.
- El Cliente se compromete a no recibir en ningún caso información de un tercero y utilizarla a través de los servicios de MICRODATA sin haberle informado y solicitado previamente su consentimiento expreso.
CONSERVACIÓN DE SUS DATOS PERSONALES
MICRODATA conservará los datos personales de sus Clientes o Usuarios únicamente durante el tiempo necesario para la realización de las finalidades para las que fueron recogidos, mientras no se revoquen los consentimientos otorgados.
Posteriormente, en caso de ser necesario, MICRODATA mantendrá la información bloqueada hasta la prescripción de las responsabilidades legales que hayan podido surgir como consecuencia del tratamiento de los datos personales de sus Clientes o Usuarios, momento en el que se procederá a la supresión irreversible de los mismos.
MEDIDAS DE SEGURIDAD EN EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES
MICRODATA tiene implantadas las medidas de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos.
En concreto, MICRODATA garantiza que los datos obtenidos del usuario se protegerán de acuerdo con las medidas de seguridad técnicas adecuadas, como puede ser la encriptación de estos, y no podrá ser utilizados por terceros no autorizados expresamente, sin perjuicio de la aplicación de alguna de las excepciones previstas en la legislación en materia de protección de datos personales.
COMUNICACIÓN O ACCESO A DATOS PERSONALES
MICRODATA no comunicará datos personales de su titularidad a terceros. No obstante, para ofrecer un mejor servicio, MICRODATA podrá compartir datos determinados a terceros, como proveedores del servicio para el desarrollo y funcionamiento de la plataforma, ya que pueden requerir acceso a datos responsabilidad de MICRODATA.
En este sentido, le informamos que estos terceros accederán única y exclusivamente para la finalidad citada y bajo las directrices de MICRODATA. Esta última, como responsable del tratamiento, garantizará que la contratación con los terceros cumple con la normativa en materia de protección de datos de carácter personal.
Para regular dicho acceso, MICRODATA habrá establecido un acuerdo con los terceros de conformidad con lo establecido en el artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
DERECHOS DE LOS CLIENTES O USUARIOS
Los derechos de los Clientes o Usuarios gestionados por MICRODATA o registrados en su plataforma efirma GO tendrán derecho a:
- Revocar los consentimientos otorgados en cualquier momento. La retirada del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento anterior a la propia revocación.
- Acceder a sus datos personales
- Rectificar los datos inexactos o incompletos
- Solicitar la supresión de sus datos cuando, entre otros motivos, los datos ya no sean necesarios para los fines que fueron recogidos.
- Obtener la limitación del tratamiento de los datos cuando se cumpla alguna de las condiciones previstas en la normativa de protección de datos
- Solicitar la portabilidad de sus datos.
- Oponerse al tratamiento de sus datos.
Asimismo, el usuario podrá presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, cuando el interesado considere que MICRODATA ha vulnerado los derechos que le son reconocidos por la normativa aplicable en protección de datos.
En cualquier caso, el Usuario podrá ponerse en contacto con el Responsable de Tratamiento de Protección de Datos de MICRODATA, remitiendo un comunicado acompañado de una fotocopia del DNI o documento acreditativo de su identidad al domicilio social de MICRODATA antes indicado o a la siguiente dirección de correo electrónico: lopd@microdata.es.
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